Begin bij je keten
Een goed filter begint niet in RASFF, maar bij je eigen keten. Zet op een rij welke grondstoffen, halffabricaten en verpakkingen je inkoopt, uit welke landen ze komen en welke gevaren erbij horen. Die lijst heb je vaak al in je HACCP-analyse of je risicobeoordeling van grondstoffen.
Vertaal die lijst daarna naar de categorieën van RASFF. Pistachenoten vallen onder noten, notenproducten en zaden, paprikapoeder onder kruiden en specerijen en kipfilet onder gevogelte en gevogelteproducten.
De criteria om op te filteren
Elke melding in RASFF heeft vaste kenmerken waarop je kunt filteren. Hoe beter je ze combineert, hoe minder ruis je overhoudt.
- Productcategorie
- Het soort product, zoals noten, kruiden, vis of diervoeder. Meestal het eerste criterium.
- Gevarencategorie
- Het soort gevaar, zoals mycotoxinen, resten van bestrijdingsmiddelen, allergenen of pathogene micro-organismen.
- Risicobeoordeling en classificatie
- Hoe ernstig het risico is en hoe dringend de melding, van alarmmelding tot grensafwijzing.
- Landen
- Het land van herkomst en de landen waar het product is verspreid of die de melding ter attentie of voor follow-up krijgen.
- Tekst in het onderwerp
- Een woord in de omschrijving, zoals de naam van een grondstof die geen eigen categorie heeft.
Combineer smal in plaats van breed
Eén breed filter op al je productcategorieën levert al snel elke week tientallen meldingen op die niet over jou gaan. Meerdere smalle filters werken beter: één per groep grondstoffen, met de landen waar je die vandaan haalt en de gevaren die erbij passen.
Een paar voorbeelden: noten, notenproducten en zaden uit Turkije en Iran met mycotoxinen als gevaar, kruiden en specerijen uit India met resten van bestrijdingsmiddelen, en alle ernstige meldingen over producten die naar Nederland zijn verspreid.
Binnen een criterium is één waarde genoeg, tussen de criteria moet alles kloppen. Een filter op noten uit Turkije en Iran vindt dus noten uit Turkije en noten uit Iran, maar geen kruiden uit Turkije.
Vergeet de landen van distributie niet
Een melding over een product uit een ander land kan toch over jouw keten gaan, bijvoorbeeld als het via een handelaar in Nederland of België is verspreid. Filter daarom niet alleen op het land van herkomst, maar ook op de landen van distributie en de landen die de melding ter attentie of voor follow-up krijgen.
Juist die landen worden vaak later aangevuld. Een melding die eerst alleen Duitsland noemt, kan een week later ook Nederland als land van distributie hebben.
Meldingen veranderen na publicatie
Landen werken meldingen bij met nieuwe landen van distributie, een andere risicobeoordeling of meer informatie over het product. Wie alleen naar nieuwe meldingen kijkt, mist de oudere die door zo’n wijziging alsnog relevant worden.
Kijk daarom niet alleen naar wat er vandaag is gemeld, maar ook naar wat er is veranderd aan meldingen van de afgelopen weken.
Beoordeel en leg vast
Een filter vindt meldingen, maar het werk zit in wat je ermee doet. Beoordeel per melding of die jouw producten of leveranciers raakt, en leg vast wat je deed: een leverancier gebeld, om analyses gevraagd of de melding als niet relevant beoordeeld, met de reden erbij.
Die vastlegging is precies wat een auditor wil zien: dat je RASFF volgt, dat je meldingen beoordeelt en dat je opvolging geeft waar dat nodig is. Herzie je filters zodra je inkoop verandert, bijvoorbeeld bij een nieuwe grondstof of een nieuw land van herkomst.
Zo werken filters in Traecy
In Traecy stel je filters op met al deze criteria. Twee keer per dag legt Traecy nieuwe en gewijzigde RASFF-meldingen ernaast, en elke werkdag om 08:00 krijgt je team de meldingen die passen, met de leveranciers die het betreft. Per melding leg je vast wat je ermee deed of waarom die niet relevant is.