Waarom leveranciersbeoordeling ertoe doet
Veel voedselveiligheidsproblemen beginnen bij een grondstof. Daarom vragen GFSI-erkende schema’s zoals FSSC 22000, IFS Food en BRCGS Food Safety dat je leveranciers goedkeurt voordat je bij ze inkoopt, en dat je ze daarna blijft bewaken.
De schema’s schrijven niet tot in detail voor hoe je dat doet, wel dat je aanpak op risico is gebaseerd, is vastgelegd en wordt nageleefd. In de praktijk komt het neer op vier stappen: het risico beoordelen, informatie verzamelen, goedkeuren en blijven bewaken.
Beoordeel het risico per grondstof
Begin bij wat je inkoopt, niet bij wie het levert. Kijk per grondstof naar de gevaren: microbiologisch, chemisch, fysisch en allergenen, en naar de kans op fraude of vervalsing. Weeg mee waar de grondstof vandaan komt, hoe die verder wordt verwerkt en wat je weet uit eerdere incidenten en RASFF-meldingen.
Hoe hoger het risico, hoe meer je van een leverancier vraagt: een geldig certificaat, aanvullende analyses, een vragenlijst of een audit bij de leverancier zelf.
Wat je van een leverancier vraagt
Welke documenten je vraagt, hangt af van het risico. Dit zijn de gebruikelijkste.
- Certificaat
- Een geldig certificaat onder een GFSI-erkend schema, zoals FSSC 22000, IFS of BRCGS, met een scope die de geleverde producten dekt.
- Specificatie
- Wat het product precies is: samenstelling, herkomst, microbiologische en chemische eisen, houdbaarheid en verpakking.
- Allergeneninformatie
- Welke allergenen het product bevat en welke kruiscontaminatie mogelijk is.
- Analyses
- Analysecertificaten of uitslagen van onderzoek naar de gevaren die bij de grondstof horen, zoals mycotoxinen of resten van bestrijdingsmiddelen.
- Verklaringen
- Bijvoorbeeld over ggo’s, of een conformiteitsverklaring voor verpakkingen die met voedsel in contact komen.
- Vragenlijst
- Een vragenlijst over het voedselveiligheidssysteem van de leverancier, vooral als die geen certificaat heeft.
Goedkeuren en vastleggen
Beoordeel de informatie tegen je eisen en leg de beslissing vast: goedgekeurd, goedgekeurd onder voorwaarden of afgewezen, met de reden. Houd een actuele lijst bij van goedgekeurde leveranciers en de producten waarvoor ze zijn goedgekeurd.
Spreek af wanneer je een leverancier opnieuw beoordeelt, bijvoorbeeld elk jaar, en eerder bij een incident of een gewijzigd product.
Leveranciers blijven bewaken
Goedkeuring is geen eindpunt. Houd bij of certificaten geldig blijven, want een certificaat kan verlopen of worden ingetrokken. Volg RASFF-meldingen over de producten en landen van je leveranciers, en houd klachten, afwijkingen bij ontvangst en uitslagen van je eigen analyses bij.
Gebruik die informatie bij de herbeoordeling: een leverancier met herhaalde afwijkingen vraagt om meer controle, een leverancier zonder problemen misschien om minder.
Het bewijs voor de audit
Een auditor wil kunnen nagaan dat je aanpak werkt. Laat zien: de risicobeoordeling per grondstof, de lijst met goedgekeurde leveranciers, actuele certificaten en specificaties, de opvolging van incidenten en meldingen, en wie wanneer welke beslissing nam.
Hoe sneller je dat bij elkaar hebt, hoe rustiger de audit. Bewijs dat verspreid staat over mailboxen en mappen is het lastigst om te laten zien.
Zo helpt Traecy bij leveranciersbeoordeling
In Traecy staan al je leveranciers met hun contactpersonen, categorie en de status van hun FSSC 22000-certificaat, dat elke ochtend wordt gecontroleerd. Je vraagt documenten op met verzoeken die vanzelf worden verstuurd en opgevolgd, beoordeelt ze per document en ziet bij RASFF-meldingen welke leveranciers het betreft. Elke beslissing ligt vast voor de audit.