Leveranciersdocumenten opvragen en actueel houden

Welke documenten, en hoe vaak

Hoe vaak je een document opvraagt, hangt af van het document en het risico. Een veelgebruikt ritme:

Certificaten

Voordat het huidige certificaat verloopt. De vervaldatum staat op het certificaat zelf.

Specificaties

Bij elke wijziging van het product, en daarnaast periodiek ter controle, bijvoorbeeld jaarlijks.

Allergeneninformatie

Samen met de specificatie, en direct bij een wijziging van recept of productielocatie.

Analyses

Volgens je risicobeoordeling, bijvoorbeeld per partij, per kwartaal of na een RASFF-melding over de grondstof.

Verklaringen

Bij goedkeuring en bij elke wijziging, en periodiek ter bevestiging.

Een verzoek dat leveranciers snel beantwoorden

Leveranciers krijgen verzoeken van al hun klanten. Hoe duidelijker het jouwe is, hoe sneller het antwoord. Noem precies welk document je nodig hebt, voor welk product, waarom en voor wanneer, en schrijf in de taal van de leverancier.

Maak antwoorden makkelijk: één plek om bestanden te uploaden, duidelijk welke bestandsoorten mogen en geen account dat de leverancier eerst moet aanmaken.

Opvolgen zonder achter iedereen aan te mailen

Een deel van de leveranciers reageert niet op tijd. Spreek een vast ritme van herinneringen af, bijvoorbeeld na twee weken en daarna elke twee weken, en houd per verzoek bij wat de status is: verstuurd, herinnerd, beantwoord of beoordeeld.

Komt een e-mail niet aan, omdat een adres niet meer bestaat, dan wil je dat meteen weten in plaats van na weken wachten.

Beoordelen en bewaren

Controleer bij elk document of het over het juiste product gaat, actueel en volledig is en aan je eisen voldoet. Accepteer of wijs het af, met een reden die de leverancier begrijpt, en bewaar het bij de leverancier en het verzoek.

Bewaar ook eerdere versies en beslissingen. Bij een audit of een incident wil je kunnen laten zien welk document op welk moment gold.

Op tijd vernieuwen

De meeste documenten verlopen of verouderen op een voorspelbaar moment. Plan verzoeken daarom vooruit op hun vernieuwingsdatum, in plaats van ze op te vragen als ze al verlopen zijn.

Een overzicht per maand van wat er vernieuwd moet worden, voorkomt pieken vlak voor een audit.